RODO w kancelarii prawnej —
zgodność bez kompromisów
dla tajemnicy zawodowej
Kancelaria przetwarza dane osobowe klientów objęte tajemnicą adwokacką i radcowską — to szczególna kategoria danych wymagająca wyższych standardów ochrony. Pomagamy wdrożyć RODO w sposób który chroni klientów i kancelarię jednocześnie.
- ✓Analiza zgodności kancelarii z RODO
- ✓Rejestr czynności przetwarzania danych
- ✓Klauzule informacyjne dla klientów
- ✓Umowy powierzenia przetwarzania danych
- ✓Procedura zgłaszania naruszeń do UODO
- ✓Szkolenie zespołu z ochrony danych osobowych
Co robimy w ramach wdrożenia RODO dla kancelarii
Wdrożenie RODO w kancelarii prawnej to więcej niż standardowe procedury — tajemnica zawodowa nakłada dodatkowe wymagania których nie ma w innych branżach.
Analiza zgodności z RODO
Kompleksowy przegląd procesów przetwarzania danych w kancelarii — co przetwarzasz, na jakiej podstawie, jak długo i czy masz do tego prawo. Punkt startowy każdego wdrożenia.
Rejestr czynności przetwarzania
Wymagany przez RODO dokument ewidencjonujący wszystkie procesy przetwarzania danych — dopasowany do procesów kancelarii, gotowy do okazania inspektorowi UODO.
Klauzule informacyjne dla klientów
Klauzule informacyjne przy umowach z klientami, kontaktach mailowych i formularzach — uwzględniające szczególną sytuację kancelarii i tajemnicę zawodową.
Umowy powierzenia z dostawcami IT
Identyfikacja wszystkich procesorów danych (chmura, DMS, poczta hostowana, systemy kancelaryjne) i przygotowanie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnych z RODO.
Procedura zgłaszania naruszeń do UODO
Gotowa procedura na wypadek naruszenia ochrony danych — kto co robi, jak ocenić ryzyko, kiedy i jak zgłosić naruszenie do UODO w ustawowym terminie 72 godzin.
Szkolenie zespołu z ochrony danych
Praktyczne szkolenie dla prawników, aplikantów i sekretariatu — co wolno, czego nie wolno, jak reagować na żądania klientów i jak postępować przy incydencie.
Najczęstsze luki RODO w kancelariach prawnych
Podczas audytów RODO w kancelariach spotykamy te same problemy — niezależnie od wielkości praktyki. Sprawdź czy któryś dotyczy Twojej kancelarii.
Brak rejestru czynności przetwarzania
Większość kancelarii nie prowadzi wymaganego przez RODO rejestru — nie wie jakie dane przetwarza, w jakim celu i jak długo. Przy kontroli UODO to jedna z pierwszych rzeczy które sprawdza inspektor.
Brak umów powierzenia z dostawcami IT
Kancelaria korzysta z systemów DMS, chmury, poczty hostowanej — ale nie ma podpisanych umów powierzenia przetwarzania danych z żadnym z tych dostawców. Każdy z nich przetwarza dane klientów.
Nieprawidłowe klauzule informacyjne
Klauzule skopiowane z internetu, nieaktualne lub niepełne — nie zawierają wymaganych informacji o podstawie prawnej przetwarzania, okresie retencji ani prawach przysługujących klientowi.
Brak procedury na wypadek naruszenia
Kancelaria nie wie co zrobić gdy dojdzie do wycieku danych — kto decyduje, w jakim terminie zgłosić do UODO, jak poinformować poszkodowanych klientów. Brak procedury wydłuża reakcję i zwiększa kary.
Brak polityki retencji i usuwania danych
Kancelaria przechowuje dane klientów w nieskończoność — bo "może się przydać". Tymczasem RODO wymaga usuwania danych gdy cel przetwarzania ustał, a przepisy samorządowe określają maksymalne okresy przechowywania akt.
Co grozi kancelarii za brak zgodności z RODO
Naruszenie RODO w kancelarii prawnej to nie tylko kara finansowa — to ryzyko reputacyjne i zawodowe którego nie ma w innych branżach.
Kara UODO do 20 mln euro
UODO może nałożyć karę do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu za naruszenie zasad przetwarzania danych osobowych.
Postępowanie dyscyplinarne
Naruszenie obowiązku ochrony danych klientów może być podstawą postępowania dyscyplinarnego przed samorządem adwokackim lub radcowskim.
Roszczenia odszkodowawcze klientów
Klient poszkodowany naruszeniem ochrony jego danych może dochodzić odszkodowania na drodze cywilnej — w tym za szkody niemajątkowe.
Nakaz zaprzestania przetwarzania
UODO może nakazać zaprzestanie przetwarzania danych do czasu wdrożenia zabezpieczeń — w praktyce paraliż działalności kancelarii.
Publiczne upomnienie UODO
UODO publikuje decyzje o nałożonych karach — informacja o naruszeniu ochrony danych przez kancelarię jest dostępna publicznie.
Utrata klientów korporacyjnych
Klienci korporacyjni weryfikują zgodność kancelarii z RODO przed powierzeniem spraw. Brak zgodności może być powodem odrzucenia kancelarii.
"RODO i tajemnica zawodowa
to dwa odrębne obowiązki.
Oba muszą być spełnione jednocześnie."
Wdrożenia RODO dla kancelarii realizujemy z uwzględnieniem specyfiki zawodów prawniczych — tajemnicy adwokackiej, radcowskiej i notarialnej. To nie jest zwykłe wdrożenie RODO dla firmy usługowej.
Rafał Dobrosielski
Founder & Lead Auditor, PushSec Legal
Najczęstsze pytania o RODO w kancelarii
Odpowiedzi na pytania które słyszymy najczęściej od prawników.
Nie. Tajemnica zawodowa i RODO to dwa odrębne reżimy prawne. Tajemnica adwokacka chroni treść informacji przed ujawnieniem osobom trzecim. RODO nakłada obowiązki dotyczące bezpieczeństwa przetwarzania danych. Oba obowiązują jednocześnie i muszą być spełnione równolegle.
To zależy od rodzaju sprawy i regulacji zawodowych. Przepisy samorządowe adwokackie i radcowskie określają minimalne okresy przechowywania akt. RODO wymaga żeby dane nie były przechowywane dłużej niż to konieczne. Opracowujemy politykę retencji która godzi oba wymogi.
Prawo do usunięcia danych nie jest absolutne. Kancelaria może odmówić usunięcia gdy dane są potrzebne do obrony przed roszczeniami lub gdy obowiązek przechowywania wynika z przepisów. Opracowujemy procedurę obsługi żądań osób — z gotowymi odpowiedziami na każdy typ żądania.
Kancelaria prawna co do zasady nie ma obowiązku wyznaczenia IOD — chyba że przetwarza dane na dużą skalę lub dane szczególnych kategorii. Wiele kancelarii powołuje IOD dobrowolnie jako element systemu zarządzania bezpieczeństwem. Pomagamy ocenić czy w Twoim przypadku IOD jest wymagany lub wskazany.
Niezgłoszenie naruszenia w terminie lub niezgłoszenie go wcale to osobna podstawa do nałożenia kary przez UODO — niezależnie od samego naruszenia. UODO może nałożyć karę zarówno za naruszenie jak i za brak zgłoszenia. Dlatego procedura reagowania na incydenty jest kluczowym elementem wdrożenia RODO.
Twoja kancelaria jest zgodna z RODO?
Sprawdźmy razem — bezpłatna konsultacja 30 minut wystarczy żeby ocenić główne obszary ryzyka i ustalić co wymaga pilnej uwagi.
Bez zobowiązań · Odpowiedź w 24h · Pierwsza konsultacja bezpłatna